Beispiele: Für eine eventuelle Betriebsprüfung würde man nach einem ganzen Aktenjahr suchen, also genügt auch als Schlagwort das Aktenjahr. Gibt es bei Ihnen eine Innenrevision macht eine zusätzliche Verschlagwortung nach Quartalen oder Monaten oder Sinn. Oder nach den Hauptgruppen: Fibu / L&G / Bilanz. Entsprechend wählt man bei Aufträgen den Nummernkreis, bei Namensakten die alphabetische Ablage, usw. Blitzarchiv stellt Ihnen viele frei wählbare Kriterien zur Verfügung nach denen Sie suchen und filtern können. in diesem Artikel lesen Sie: Spielt die Kartonmenge bei der Verschlagwortung eine Rolle? Am Beispiel Buchhaltungsarchiv sehen Sie eine schematische Darstellung zur Kartonmenge und Verschlagwortungstiefe. Archivgröße 70-140 (Ordner über 10 Jahre) Kartons pro Aktenjahr: 1-2 Verschlagwortung Karton: Aktenjahr genügt Archivgröße 210-630 Kartons pro Aktenjahr: 3-9 Verschlagwortung Karton: Hauptkategorie: z. B. Definition automatische Verschlagwortung | DMS GmbH, Ihr DocuWare Partner. Debitoren, Kreditoren, Bank, Kasse, Lieferscheine, Aufträge oder: Fibu L+G Bilanz Archivgröße >700 Kartons pro Aktenjahr: >10 Verschlagwortung Karton: Bitte fragen Sie hierzu unsere Experten von BlitzArchiv - wir beraten Sie gerne!
Verschlagwortungen löschen Wurde z. ein Dokument einer falschen Dokumentenart zugeordnet und wurden dadurch Metadaten hinterlegt, die bei der korrekten Dokumentenart nicht mehr benötigt werden, so können Sie Verschlagwortungen auch löschen und das Dokument erneut speichern. Klicken Sie dazu auf das Mülleimersymbol hinter dem Feld und speichern Sie das Dokument erneut ab. Lesen Sie auch...
Zunächs t sollten d ie hochgeladenen Dateien eine spezielle Namensstruktur haben, welche im Vorfeld definiert und erörtert werden muss. Zum Beispiel: Unternehmen/Person; Inhalt Auf diese Weise besteht die Möglichkeit, dass spezielle Informationen aus dem Namen der Datei entnommen und als Metadaten in die Bibliotheksspalten geschrieben werden. Verschlagworten von Dokumenten und Belegdaten. Die einzelnen Worte müssen hierbei mit einem ";" -Symbol, welches nur in diesem Kontext verwendet wird, getrennt werden und zudem in einer ebenfalls definierten Reihenfolge in den Namen/Bezeichnungen der Dateien vorkommen. Andere wichtige Informationen können in einfacher Satzstruktur in den Inhalt geschrieben werden. Wenn der Name der Datei bestimmte Wörter enthält, wird eine Bibliotheksspalte der Definition entsprechend zugeordnet. Nicht nur das, sondern auch Kalenderdaten können aus dem Inhalt herausgezogen und automatisch in einer Bibliotheksspalte hinzugefügt werden. Auf diese Weise werden die Metadaten der Dateien automatisch extrahiert und in der Bibliothek als Parameter zum Ordnen und Filtern eingesetzt ( siehe Abbildung 1).
BERECHTIGUNGEN & AUTORISIERUNGEN Neben der Extraktion der Metadaten können aufgrund des Dateinamens zudem Berechtigungen vergeben werden. Dies trifft dann natürlich auch bei Gruppen oder autorisierten Personen zu. Wenn die Berechtigungsspalte in der Bibliothek mit diesen Informationen gefüllt ist, wird das Dokument automatisch in den entsprechenden Ordner verschoben. Dies sichert die Autorisierungsfunktionalität. Abbildung 1: SharePoint Dokumentbibliothek Wir haben verschiedene Trigger – Varianten erstellt, um den Prozess der Extraktion zu starten. Entweder kann dieser für jede neue Datei automatisch gestartet werden oder aber er kann für jede Datei manuell über eine in der Bibliothek hinzugefügte Taste ausgelöst werden (siehe Abbildung 2). Zudem besteht hierbei die Möglichkeit, dass beispielsweise nur die Dateien von ID x bis ID y verarbeitet werden. Abbildung 2: SharePoint Dokumentbibliothek Taste zum Starten der automatischen Bearbeitung der Dateien Zusammenfassend können Sie je nach den Anforderungen Ihrer speziellen Situation die beste Option für Ihre Bedürfnisse auswählen.