Neben einer Vorgehensweise zur Einführung von IT -Systemen und den erforderlichen organisatorischen Regelungen, beschreibt es die grundlegenden funktionalen Anforderungen, die benötigt werden, um die fachlichen Erfordernisse abzubilden. Diese sind im konkreten Projekt durch zusätzliche behördenspezifische Anforderungen zu ergänzen. Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht das Zusammenwirken der einzelnen Bausteine des Organisationskonzeptes. Quelle: BMI Die konkrete Ausgangssituation in den Behörden ist so unterschiedlich wie die von ihnen wahrgenommen Aufgaben. Die verschiedenen Bausteine zur elektronischen Verwaltungsarbeit müssen daher je nach Bedarf individuell ausgewählt und ggf. miteinander kombiniert werden. Auf den folgenden Seiten werden die Inhalte der Bausteine zusammenfassend dargestellt. IT-Beauftragter der Bundesregierung | Elektronische Verwaltungsarbeit (EVA). Neben den Bausteinen selbst, stehen Arbeitshilfen zum Download, die laufend ergänzt werden. Einführung und Grundlagen Grundlagen & Bedarfsanalyse Führungskräfteleitfaden Projektleitfaden Glossar Grundbausteine E -Akte E -Vorgangsbearbeitung E -Zusammenarbeit E -Fachverfahren Bausteine zu spezifischen Fragestellungen Scanprozess E -Poststelle E -Langzeitspeicherung Datenschutz, Personaldaten Informationssicherheit Das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" löst das bisherige DOMEA -Konzept ab.
Das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit: leichtgewichtig & zukunftsorientiert? Die Notwendigkeit für die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit ist keine Neuigkeit. Organisationshandbuch - DOMEA-Organisationskonzept 2.1. Ein Zitat aus dem "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" (OrgeV) verdeutlicht diesen Sachverhalt: Somit ist die elektronische Be- und Verarbeitung von Informationen, Daten und Vorgängen sowie die Nutzung elektronischer Akten in den Behörden nicht mehr eine Frage des "Ob", sondern eine Frage des "Wie" und "Wann". Wie Projekte zur Einführung von eAkte & Co. umzusetzen sind, welche fachlichen und technischen Anforderungen berücksichtigt werden müssen, welche organisatorischen Auswirkungen notwendig sind und wie Führungskräfte für nachhaltige Änderungen sorgen ist für die betroffenen Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung oft unklar. Dazu sind erfahrene Dienstleister notwendig, die bereits erfolgreich Projekte umgesetzt haben und die Fallstricke aus der Praxis kennen. Modularität reduziert Komplexität Das OrgeV zeigt klare Strukturen für den Umgang mit der elektronischen Schriftgutverwaltung und den angrenzenden Themen auf.
Ganz wichtig: Wir erarbeiten Lösungen, die sich auch umsetzen lassen! Implementierung & Inbetriebnahme In diesem Schritt wird das MACH System in dem von Ihnen gewünschten technischen Umfeld eingerichtet. Wir beraten Sie dafür in Hinblick auf IT-Strukturkonzepte und ÖV-kompatibler Betriebsmodelle. Auf der Grundlage vorkonfigurierter Systeme werden erste Testläufe gefahren, um die Migration bestmöglich vorzubereiten. Der Aufbau Ihres Software-Systems erfolgt schließlich iterativ, d. h. Das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit: leichtgewichtig & zukunftsorientiert?. Optimierungen werden innerhalb des laufenden Prozesses in Feedback-Schleifen vorgenommen und direkt ausgeführt. Dank messbarer Eingangs- und Abnahmekriterien genießen Sie überdies Kosten- und Planungssicherheit. Integration Die komfortable und sichere Einbindung der MACH Software in Ihre bestehende Infrastruktur und die Anbindung an vorhandene Fachverfahren ist zentraler Bestandteil unseres ganzheitlich angelegten Lösungsangebots. Für einen hoch performanten, stabilen sowie effizienten Betrieb Ihrer Systeme stellen wir Ihnen verschiedene Services und Technologien zur Verfügung.
Sie lieferten zum anderen wesentliche Mengen-Informationen: Insgesamt sollen in den Jahren bis 2024 ca. 100 Mandanten mit mehr als 150. 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sukzessive an die E-Akte Bund angeschlossen sowie nicht mehr wirtschaftliche Alt- E-Akte -Systeme migriert werden.
Inwieweit Behörden für die Einführung der E-Akte Bund geeignet sind, wird anhand eines Reifegradmodells ermittelt. Zur E-Akte Bund gehören die Teile Dokumentenmanagement, Records Management, sowie dessen Schnittstellen zu gängigen Office -Produkten wie E-Mail, Personal Information Management ( Groupware) und Datei-Explorer. Schnittstellen zur Vorgangsbearbeitung, zu Kollaborationsplattformen und zum Basisdienst Digitales Zwischenarchiv des Bundes werden vorgesehen. Die E-Akte Bund enthält keine organisatorischen Maßnahmen wie z. B. die Harmonisierung von Aktenplänen, die Harmonisierung organisatorischer Prozesse rings um die E-Akte oder Überlegungen zur Aufbauorganisation. Die Einführung des technischen Systems für die E-Akte Bund wird im Sinne eines einheitlichen Vorgehens vorbereitet und begleitet durch organisatorische bzw. prozessuale Aufgaben. Diese Aufgaben werden im Vorgehensmodell E-Akte des BVA beschrieben. Es ist ein Handlungsleitfaden, welcher das Einführungsprojekt E-Akte in überschaubare, zeitlich und inhaltlich gegliederte Phasen einteilt.
Dazu gehören sowohl standardisierte als auch individuell auf Ihren Bedarf zugeschnittene Integrationslösungen. Denn unser gemeinsames Ziel sind der optimale Betrieb Ihres Systems, hohe Investitions- und Zukunftssicherheit und ein vereinfachtes Schnittstellenmanagement. Schulung & Support Damit Sie Ihre MACH Anwendungen optimal und effizient nutzen, konzipieren wir für Sie gern entsprechende Schulungen. Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten, haben wir standardisierte Schulungsbausteine entwickelt, die wir dann passend zu Ihrem Schulungsbedarfs zusammenstellen und individualisieren. Das macht den Prozess ebenso kalkulierbar wie flexibel. Damit Sie auch im laufenden Betrieb stets sicher sein können, dass alle Anwendungen zu Ihrer Zufriedenheit laufen und auftretende Fehler prompt behoben werden, stehen Ihnen unser Basissupport sowie ergänzende Support-Optionen bis hin zum individuellen Service-Manager zur Verfügung. Dank eines modernen Ticketmanagement-Systems haben Sie stets Transparenz über den Bearbeitungsstatus Ihrer Anfrage.